Privacyverklaring

Inhoud

1 Verantwoordelijken
2 Verwerkingen
2.1 Verwerkingsdoeleinden
2.2 Verwerkte cliëntgegevens
2.3 Verwerkte gegevens bij sollicitaties
2.4 Verwerkte oudergegevens
2.5 Welke externe personen of organisaties kunnen cliëntgegevens ontvangen?
2.6 Welke externe personen of organisaties kunnen sollicitantengegevens ontvangen?
2.7 Welke interne personen verwerken sollicitantengegevens?
2.8 Bewaartermijnen cliëntgegevens
2.9 Bewaartermijnen sollicitantengegevens
3 Rechten uitoefenen betreffende privacy
4. Rechtsgronden voor de verwerking
5. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij hechten groot belang aan jouw privacy en aan het veilig verwerken van jouw persoonsgegevens. Conform de Europese regelgeving (GDPR) willen wij je informeren over de verwerkingen die wij met jouw persoonsgegevens uitvoeren en de beleidsmaatregelen die wij nemen om ze te beschermen.

1 Verantwoordelijken

Onze voorziening maakt deel uit van vzw Organisatie Broeders van Liefde. Die vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.

Deze overkoepelende vzw heeft een centrale DPO (=’data protection officer’ of functionaris voor gegevensbescherming) aangeduid. Je kan hem contacteren op via het mailadres DPO@broedersvanliefde.be .

In de voorziening zelf is er een contactpersoon voor gegevensbescherming aangeduid. Je kan hem of haar contacteren via de directie of je kan de centrale DPO contacteren.

2 Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Als zorgvoorziening verwerken wij persoonsgegevens van de cliënten voor de volgende doelen:

  • intake van cliënten;
  • individuele dienstverleningsovereenkomst;
  • handelingsplanning;
  • administratie en facturatie;
  • medische en therapeutische zorg;
  • nazorg en doorverwijzing;
  • public relations;
  • camerabewaking.

Bij sollicitaties verwerken wij persoonsgegevens van sollicitanten met het oog op aanwerving of om een werfreserve aan te leggen.

2.2 Verwerkte cliëntgegevens

Voor jouw intake en begeleiding verwerken wij de volgende gegevens:

  • identificatiegegevens (in het bijzonder voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
  • persoonlijke kenmerken (in het bijzonder geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
  • contactgegevens (in het bijzonder telefoonnummer(s), adresgegevens, emailadres);
  • handelingsplanning, therapieverloop;
  • gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
  • afbeeldingen;
  • bewakingsbeelden.

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden via doorverwijzers, sociale diensten en vorige zorgaanbieders.

2.3 Verwerkte gegevens bij sollicitaties

Bij sollicitaties verwerken wij de volgende gegevens:

  • identificatiegegevens (zoals voornaam en naam, een pasfoto, het rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats);
  • persoonlijke kenmerken (zoals geslacht, nationaliteit);
  • contactgegevens (zoals telefoonnummer(s), adresgegevens, emailadres);
  • sociale gegevens (bijvoorbeeld gezinssamenstelling);
  • financiële en administratieve gegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummer);
  • studies, diploma’s en werkervaring
  • rijbewijs en ander bekwaamheidsattesten
  • onze observaties, bevindingen, evaluaties en besluiten
  • alle gegevens die je op je CV of tijdens de sollicitatie meedeelt
  • gegevens die we kregen van referentiepersonen of vorige werkgevers, als je hen tijdens je sollicitatie vermeld hebt

2.4 Verwerkte oudergegevens

In het geval dat de ouder(s), voogd, bewindvoerder bevoegd is voor het inschrijven van de cliënt, is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • elementaire identificatiegegevens;
  • gezinssamenstelling;
  • privé contactgegevens (in het bijzonder telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
  • financiële bijzonderheden (in het bijzonder rekeningnummer, betalingen).

2.5 Welke externe personen of organisaties kunnen cliëntgegevens ontvangen?

  • Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (financiering)
  • Verzekeringsmaatschappijen (in het kader van schade, ongevallen)

2.6 Welke externe personen of organisaties kunnen sollicitantengegevens ontvangen?

Je sollicitatiegegevens worden niet aan externe personen of organisaties meegedeeld. Daar zijn 2 mogelijke uitzonderingen op:

  • We kunnen je gegevens ter beschikking stellen van een firma die ons bijstaat tijdens het aanwervingsproces. We zullen met deze firma overeenkomen dat ze net zo zorgzaam met je gegevens zullen omgaan als wijzelf.
  • Je kan ons toestemming geven om gegevens aan bepaalde externe personen of organisaties door te geven.

2.7 Welke interne personen verwerken sollicitantengegevens?

Enkel wie in rol heeft bij de behandeling van je sollicitatie zal je persoonsgegevens verwerken. Enkele voorbeelden: de personeelsdienst, de directie en het afdelingshoofd.

2.8 Bewaartermijnen cliëntgegevens

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen. Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

2.9 Bewaartermijnen sollicitantengegevens

We bewaren je gegevens in geval van sollicitatie tot 6 maanden na de afronding van de sollicitatie en in geval van een werfreserve voor de duur van de werfreserve.

3 Rechten uitoefenen betreffende privacy

Je kan je steeds op onderstaande rechten beroepen:

  • recht op informatie: je mag vragen welke gegevens van jou er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de voorziening die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
  • recht op inzage: je mag steeds de gegevens die de voorziening van je heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
  • recht op verbetering: indien je fouten in jouw gegevens vindt, mag je vragen om dit aan te passen. Je kan ook aanvullingen toevoegen aan je gegevens;
  • recht op gegevenswissing: je kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de voorziening, permanent en volledig verwijderd worden;
  • recht op beperking van de verwerking: indien je bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien je bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe voorziening, dan faciliteert de voorziening dit (in de mate van het mogelijke);
  • recht van bezwaar: indien je niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van jou verwerkt worden, kan je je hiertegen verzetten;
  • recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men jou voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan je te allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Als je meer uitleg wil of als je gebruik wil maken van een van deze rechten kan je de directie contacteren. Bij eventuele disputen of twijfel, kan je ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens. Haar website is momenteel:

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

4. Rechtsgronden voor de verwerking

Van cliëntgegevens:

De cliënt (of zijn ouders) heeft een contract met de voorziening, de individuele dienstenovereenkomst. Om de zorgen te verlenen die in dat contract beschreven staan moeten we persoonsgegevens van de cliënt verwerken. Sommige gegevens worden ook gebruikt om facturen te maken, die voortvloeien uit die overeenkomst.

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

  • doorgifte van gegevens aan het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap
  • doorgifte in het kader van verzekeringen

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Bij de verwerking worden noch cliënten, noch ouders, noch sollicitanten onderworpen aan enige vorm van geautomatiseerde besluitvorming zoals ‘profiling’.